Partager l’information et assurer sa confidentialité apparaît à première vue comme un paradoxe.
Comment partager l’information si elle doit rester confidentielle ?
Pourtant l’enjeu du travail collaboratif se situe ici. Chaque information ou groupe d’informations a une sphère d’influence dans toute organisation. Chaque acteur de l’organisation doit être au mieux informé. Cela ne veut pas dire « informé sur tout ».
Au contraire chaque acteur de l’organisation doit avoir accès le plus simplement et le plus directement possible aux informations qui le concernent pour lui permettre d’être efficace.
En revanche lui donner l’accès à des informations dont il n’a pas besoin directement est néfaste pour au moins deux raisons:
• Cela dilue l’information dont il a besoin et rend les recherches plus difficiles.
• Il peut faire une mauvaise utilisation de l’information qui ne le concerne pas.
La facilité pour définir les droits d’accès aux informations du système collaboratif est un élément clé du succès de la plateforme collaborative.
Les outils proposés ici permettent une segmentation très poussée de l’information et une affectation des droits de visibilité à la fois pointue et d’une mise en œuvre aisée.
Les informations se trouvent dans des ensembles où bases de documents appelés «application».
Chaque application a une liste de contrôle d’accès qui définit sept niveaux d’accès pour quatre types d’intervenants. Les applications peuvent être chiffrées localement avec les clés de chiffrement propre à chaque utilisateur.
A titre d'exemple vous pouvez approcher cette aspect avec notre application de publication confidentielle de documents sur internet.
(Démonstration)
Une application peut se trouver sur un serveur, plusieurs serveurs, ou sur des postes et portables affectés aux différents acteurs de l’entreprise. Une synchronisation appelée réplication permet de mettre à jour toutes les modifications faites sur les différentes répliques de l’application. Cette fonctionnalité de répliquer respecte les droits imposés dans la liste de contrôle d’accès.
Un acteur ne pourra donc récupérer sur son poste que les informations auxquelles il a droit.
Ainsi les informations sont partagées et la confidentialité est respectée.