Une plateforme collaborative comprend un certain nombre d’outils complémentaires qui s’articulent pour former un ensemble performant. Nous présentons ici les outils principaux en sachant qu’une entreprise n’aura pas nécessairement l’utilité de leur totalité. En revanche il est possible qu’une entreprise ait besoin d’un outil particulier nommé ici « outil spécifique ».
Outils Temps Réel : Vidéo conférence, messagerie instantanée. Ces outils permettent des échanges immédiats. Leur intérêt croît avec la possibilité de partager rapidement des documents, ceci simultanément à la conférence.
Outils de discussion : Forum, Blogs, Flux RSS. | [ |
Les outils de discussion permettent de débattre des sujets importants de l’entreprise et de tenir informé les différents participants des dernières prises de position.
Différentes formes de groupes de discussion sont à envisager en fonction des objectifs à obtenir, et des besoins internes ou externes à l’entreprise. D’une manière générale les intervenants doivent être bien identifiés. Les rôles et droit d’accès sont définis avec précision.
Les différents outils permettent des validations séquentielles de documents par une hiérarchie de responsables, selon le type de document à valider, l’accès possible par Internet ou par intranet, les différents droits d’accès.
Outils de publication Internet et Intranet. | |
Il est beaucoup plus performant de demander à ses partenaires professionnels (clients, fournisseurs) d’aller chercher les informations dont ils ont besoin sur Internet plutôt que de les leur envoyer par mail ou courrier. Mais ces informations sont sélectives, et les personnes intéressées varient en fonction du projet ou du produit concerné.
Les méthodes publication sur Internet seront donc croisées avec les techniques de confidentialité et de contrôle d’accès à l’information.
Outils spécifiques. Il s’agit ici de définir les outils particuliers qu’il convient de mettre en place dans le cadre du déploiement des solutions collaboratives. Ces outils dépendent des besoins de l’entreprise. Cela peut être une plateforme d’échange sur mesure de données structurées, disponibles sur l’intranet et sur Internet.
Agenda, Agenda de groupe, et ressources adaptées aux réunions. |  |
Les outils collaboratifs doivent intégrer des facilités d’organisation de réunions, de consultation des disponibilités de chaque intervenant, de réservation des salles de réunion et autres ressources communes (véhicules, vidéo projecteur…). Ces facilités doivent être totalement intégrées dans l’ensemble des autres outils collaboratifs.
Messagerie interactive et partagée. | |
La messagerie est interactive avec tous les éléments cités plus haut. (Par exemple la validation d’un document dans un cycle de workflow doit produire automatiquement un mail pour en informer les intéressés.) Il est également important de disposer automatiquement de raccourcis du mail vers le document correspondant.
Certaines messageries d’entreprise doivent être partagées entre plusieurs acteurs. Ces messageries sont souvent volumineuses. Laisser ces messageries en « webmail » c'est-à-dire partageable par Internet ne répond pas toujours aux impératifs de sécurité/confidentialité. Il doit être possible de partager ces messageries en Intranet et de pouvoir archiver les documents moins utilisés. La base d’archive restant accessible selon des droits bien définis.
Certaines entreprises utilisent des messageries de plusieurs giga-octets accessibles par Internet. Ceci montre une nécessité de réorganiser les méthodes de travail et probablement d'utiliser des outils collaboratifs.
Contrôle des accès et confidentialités. La gestion du contrôle des accès et de la confidentialité est primordiale dans les outils collaboratifs. Une méthodologie de contrôle reposant sur des règles unifiées doit permettre d’assurer la maîtrise de l’accès à l’information. Ceci quels que soient les outils cités plus haut.
Encapsulation de données. L’encapsulation de données consiste à transférer un fichier, un dossier ou un ensemble de dossiers et de fichiers dans une application collaborative.
C’est le moyen le plus rapide pour rendre collaboratives les informations existantes de l’entreprise. Il suffit de regrouper sur un disque dur les informations que l’entreprise souhaite partager, et en quelques minutes ces informations se trouvent dans une application que l’on pourra répliquer sur les différents postes et sites des personnes impliquées. Il est recommandé d’encapsuler les informations de l’entreprise dans plusieurs applications collaboratives pour définir avec plus de précision les droits d’accès à l’information.
Technologies utilisées.
Nos outils reposent sur la technologie : | IBM Lotus Notes Domino. |
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