Cette problématique est liée aux moyens de maniement de l’information et aux attentes que les acteurs des entreprises ont de ces informations.
Les moyens de manipulation de l’information sont de plus en plus divers et revêtent des caractères particuliers. Parmi ces moyens il faut citer :
Les moyens de création et modification de l’information en fonction de son caractère propre :
Traitement de texte, image, tableur, dessin, plan, schéma, photos, vidéo…
Les moyens de partage et de transfert de l’information en fonction des acteurs qui la manipulent :
Dossiers privés, Dossiers partagés, Bases de données, Courriels, Publications Internet, Plateformes de partage, vidéo conférence…
Les acteurs des entreprises sont en droit d’exiger des informations une qualité qui prend diverses formes :
Les informations doivent être à jour, pérennes, disponibles, sécurisées, pertinentes, confidentielles, standardisées, validées.
En prenant l’exemple d’un document transmis à plusieurs acteurs en pièce jointe par messagerie électronique il apparaît clairement que :
• Une modification du document par l’un des acteurs n’est pas répercutée automatiquement chez les autres acteurs.
• Des tiers peuvent prendre indûment connaissance du document.
• Le document peut rester stocké une longue durée puis ressurgir totalement obsolète.
• La disponibilité du document est liée à la présence de ceux qui l’ont en leur possession.
La messagerie électronique ne répond absolument pas aux exigences imparties. L’information transmise ainsi n’est ni pérenne, ni confidentielle, ni sécurisée et elle ne sera plus à jour rapidement. La messagerie électronique reste pourtant une pièce maîtresse du travail collaboratif mais dans un environnement qui permettra de palier à ces déficiences.
Une plate forme collaborative va donc être un ensemble d’outils complémentaires qui permettra aux différents acteurs internes et externes à l’entreprise de produire et d’échanger des informations conformément aux exigences formulées plus haut.
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